Vergeet niet uw jaarrekening op tijd te deponeren

Hebt u een BV, NV of een stichting? Dan moet u binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar uw jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Het niet of laat deponeren van de jaarrekening kan vervelende gevolgen voor u hebben. De BV komt in de praktijk het meeste voor. Daarom ga ik hierna alleen voor de BV verder in op de regels voor de jaarrekening.

Maximale termijn voor het opmaken van de jaarrekening

De jaarrekening moet in ieder geval binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn bij de KvK. Deze termijn kan verdeeld worden in 3 periodes van 2 keer 5 maanden en 1 keer 2 maanden. De eerste periode van 5 jaar gaat direct in na afloop van het boekjaar. In deze periode moet het bestuur van de BV ervoor zorgen dat de jaarrekening wordt opgemaakt. Deze termijn kan met maximaal 5 maanden verlengd worden  door de aandeelhoudersvergadering. Daar moet wel een apart aandeelhoudersbesluit over genomen worden. Het bestuur heeft dus in totaal  10 maanden voor het opmaken van de jaarrekening. Vervolgens hebben de aandeelhouders 2 maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen. Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, dan moet u de volgende data in de gaten houden:

– 31 juli: uiterste deponeerdatum (5 + 2 maanden)

– 31 december: uiterste deponeerdatum bij uitstel (5 + 5 + 2 maanden)

Maximale termijn voor deponeren

Nadat het bestuur de jaarrekening heeft opgemaakt, en door de aandeelhouders is vastgesteld, moet hij nog gedeponeerd worden. Zodra de jaarrekening is vastgesteld moet hij binnen 8 dagen gedeponeerd worden bij de KvK. Ook al is de jaarrekening niet vastgesteld binnen 2 maanden na afloop van de maximale termijn van 10 maanden die het bestuur heeft voor het opmaken, moet het bestuur de niet-vastgestelde jaarrekening toch deponeren bij de KvK. Doet het bestuur dit niet, dan loopt ze het risico van bestuurdersaansprakelijkheid wegens het niet op tijd deponeren van de jaarrekening als het vervolgens mis gaat met de BV.

Uitzondering als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn

Indien alle aandeelhouders ook bestuurder van de BV zijn, dan geldt de ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders tegelijk als vaststelling van de jaarrekening door de aandeelhoudersvergadering. Hierdoor vervalt de termijn van 2 maanden die de aandeelhouders normaal hebben voor het vaststellen van de jaarrekening. Dit wordt dan namelijk al verondersteld te zijn gebeurd. Dit heeft tot gevolg dat de publicatietermijn slechts 10 maanden en 8 dagen is. Oftewel uiterlijk 8 november.

Gevolgen van het niet of niet op tijd publiceren

Het niet of niet op tijd deponeren van de jaarrekening kan vervelende gevolgen hebben. Zo kan het aangemerkt worden als een economisch delict. Een veel erger en verstrekkender gevolg kan echter opkomen bij een faillissement. Bij een faillissement kan namelijk iedere bestuurder hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden voor het gehele faillissementstekort als er sprake is van onbehoorlijk bestuur en aannemelijk is dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Het niet of te laat voldoen aan de deponeringsplicht is een aanwijzing van onbehoorlijk bestuur en het vermoeden dat het onbehoorlijk bestuur een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Slaagt het bestuur er niet in om dit vermoeden te weerleggen, dan worden alle bestuurders persoonlijk hoofdelijk aansprakelijk gehouden voor het gehele faillissementstekort.

Hebt u vragen over het opmaken en deponeren van een jaarrekening of aansprakelijkheid van een bestuurder? Neem dan contact op via stefan@verdonklegal.nl of bel 06-43091395.